Ou seja, umas são aceites na totalidade como custo e outras não. Umas estão sujeitas a tributação autónoma e outras não. Será que não é fundamental conhecer aquelas que são aceites na totalidade como custo? Será que não é essencial saber as que estão sujeitas à tributação autónoma?
Na realidade, existem despesas que, pelas suas fragrâncias, correspondências e assemelhações, solevam desconfianças, incertezas e obstáculos em conseguir transmitir aos originários utilizadores as indispensabilidades que lhes estão inerentes, designadamente os procedimentos cautelosos a ter com os índices de informação que os mesmos devem abranger. As despesas que embrulham os colaboradores da empresa são um tema que, em diversas ocasiões, parece estar pouco explorado e indumentado de ambiguidade. Quais são os arquétipos de despesa que são mais suaves para as empresas? Que condutas específicas devem ter os trabalhadores que patenteiam essas despesas? As “Deslocações e Estadias” podem ser definidas como despesas suportadas quando se estiver diante de encargos com transporte, estadas e “repastos” suportados com trabalhadores dependentes da empresa por motivos de deslocação dos mesmos fora da superfície normal de trabalho, mediante a apresentação de um documento ou atestado corroborante. Portanto, este género de despesa envolve os gastos de alojamento e viagem, bem como de alimentação efectivados por colaboradores da empresa, ao serviço da mesma, fora do local habitual de laboração. Será que estas despesas não necessitam de ter como alicerce um documento projectado de forma lícita para “testemunhar” a sua aceitabilidade e legitimação fiscal?
O custo das despesas de deslocação e estadia são aceites fiscalmente na sua globalidade. Todavia, para que as mesmas não possam ser colocadas em palanques duvidosos pela administração fiscal, aconselha-se que o trabalhador que patenteie tais despesas capitalize no verso do documento de suporte o nome de quem concretizou a despesa, assim como o comprovativo da própria deslocação.
Por sua vez, consideram-se despesas de representação, detalhadamente, os encargos suportados com refeições, viagens, digressões e espectáculos oferecidos no País ou no estrangeiro a clientes, fornecedores, indivíduos “influentes” para a empresa, outras pessoas ou determinadas entidades.
A Direcção-Geral das Contribuições e Impostos saboreia-as como custos do exercício, na sua globalidade, todavia são tributadas autonomamente a uma taxa de cinco por cento. Será que esta conjuntura não exprime, no campo da prática, que vinte por cento da despesa não é acolhida fiscalmente?
As despesas de representação são, fundamentalmente, todas as concretizadas para representação da empresa junto de terceiros. Portanto, esta condição acarreta que sempre que estejam embrulhados terceiros à empresa, como clientes, fornecedores ou outros, as despesas sejam assim “degustadas”. Será que estas despesas não devem ter como base um documento emitido de modo legal?
A medula das despesas de representação também propõe que, no verso do documento, sejam identificados todos aqueles, funcionários e terceiros, que contribuam para a despesa efectuada, assim como o comprovativo da mesma.
As ajudas de custo podem ser consideradas como importâncias outorgadas pela entidade patronal aos seus colaboradores dependentes quando estes se desloquem ao serviço da entidade patronal. Logo, as ajudas de custo estão vocacionadas para contrabalançar os gastos acrescidos por essa deslocação, nomeadamente alimentação e hospedagem, sem haver a necessidade de apresentação do documento comprovativo de desembolso. Torna-se pertinente e relevante agasalhar a capacidade de testemunhar os encargos verdadeiramente suportados e concernentes às ajudas de custo. Será que neste espaço não é relevante conhecer o nome do “privilegiado”, o espaço físico onde o trabalho é efectuado e a data da deslocação, bem como o período de tempo, a finalidade do labor e a importância monetária que lhe foi adjudicada? Será que dessa forma não conseguimos conferir se o montante ultrapassa as fronteiras legais de submissão ao IRS, assim como o montante facturado?
Estas despesas estão subordinadas a tributação autónoma à taxa de cinco por cento, estando condicionadas e reguladas na sua aceitabilidade fiscal à apresentação de um diagrama ou mapa de suporte com toda a informação acima referenciada. Caso esse documento de assentamento não seja devidamente preenchido e apresentado, a despesa não é acolhida, não sendo, nesta conjuntura, também tributada autonomamente, salvo se a empresa patentear prejuízo fiscal. Salvaguardar, ainda, que se as despesas em causa forem facturadas a clientes, mesmo não existindo ou estando mal configurado o mapa de suporte, são aceites na sua globalidade.
A compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, acaba por ser uma despesa que a entidade patronal suporta para compensar o trabalhador pela utilização da viatura pessoal ao serviço da empresa. Neste contexto, podemos seguramente afirmar que a entidade patronal é a única entidade que pode outorgar ajudas de custo e subsídios de transporte.
Nesta situação, também a organização é forçada a testemunhar os encargos verdadeiramente suportados com a contrapartida por uso de viatura própria através de um mapa, sendo necessário dar a conhecer o nome do beneficiário, o local onde se deslocou, a data da deslocação, a duração e pertinência da permanência, assim como a importância paga por quilómetro e a matrícula do veículo. Somente adoptando este procedimento é que conseguimos cotejar se o mesmo suplanta os limites legais de sujeição ao IRS.
Mencionar também que estas despesas estão subordinadas à tributação autónoma e estão ajustadas e limitadas na sua aceitabilidade fiscal à apresentação do referido mapa. Ou seja, se não existir o gráfico de suporte, a despesa acaba por não ser aceite na sua universalidade, não sendo, neste cenário, tributada autonomamente, excepto se a empresa apresentar prejuízo fiscal. Porém, e em conformidade com aquilo que foi supracitado para as ajudas de custo, se as despesas em causa forem facturadas a clientes mesmo que não exista mapa de suporte, são aceites na totalidade como custo, não estando sujeitas à tributação autónoma.
Desde que sejam convenientemente e atempadamente confirmadas, as despesas de representação não podem ser consideradas rendimento para efeitos de IRS, não necessitando, por esse motivo, de ser proclamadas. A lei não calcula, nem prevê limites aos montantes. Na realidade, a redacção que presentemente consta da Lei admitiu unicamente ligeiras alterações ao longo dos anos, pelo que aquilo que vai vigorando é a norma ou regulamento da década de noventa.
Despesas como as de “deslocação e estadia”, “despesas de representação”, “ajudas de custo” e “compensação pela deslocação em viatura própria do colaborador ao serviço da entidade patronal”, agasalham dissemelhanças quanto à sua aceitabilidade como custo de actividade da organização.